Taak- en Functieomschrijving Ledenadministrateur Sv Geel-Wit ‘20

Een club als Sv Geel-Wit ’20 is groeiende met steeds meer leden.
Het doel om de jeugdleden te laten stijgen naar ongeveer 600 voetballers zorgt ervoor dat ook op het gebied van de clubleden alles in orde moet zijn.
Daarvoor is de ledenadministratie opgezet.
De ledenadministratie bevat persoonsgegevens die de basis zijn voor:
Teamindelingen, contributiefacturatie, taaktoewijzing vrijwilligers, registratie van verenigings- en bondsfuncties incl. diploma’s en communicatie met de leden;
Diverse mensen werken met deze gegevens, zoals de penningmeester en de secretaris.
Wanneer deze gegevens niet actueel zijn verloopt onder andere de communicatie naar de leden niet goed, ontvangen de leden niet de juiste contributiefacturen en kunnen de leden niet worden toegewezen aan de juiste teams.
Veel verenigingen zijn afhankelijk van contributies. Als alles op orde is zorgt dit ervoor dat leden tijdig betalen en er minder gedoe is rond onder andere de contributie en is de verstandshouding tussen club en lid goed. Bovendien zijn wij als club wettelijk verplicht om er een goede ledenadministratie op na te houden.

Als ledenadministrateur:

• Ben je nauwkeurig, zorgvuldig en systematisch
• Is overzicht houden een sterk punt
• Beschik je over administratieve- en communicatieve vaardigheden
• Moet je gedecideerde besluiten maken

Functieomschrijving:

• Bewaakt de ledenadministratie van de vereniging
• Registreert nieuwe leden die zich hebben aangemeld en voegt hen vervolgens toe aan het team en de trainingen van het team
• Het bijhouden van de geregistreerde gegevens wanneer veranderingen worden gemeld
• Het verwerken van afmeldingen en het informeren daarover aan de coördinator van de betreffende leeftijdscategorie en aan het jeugdbestuur
• Maakt de indelingsbrieven voor het komende seizoen betreffende de indeling van de teams
• Helpt mee met het indelen van de commissies
• Houdt de ledengegevens bij volgens de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens)
• Voortvloeiend uit het AVG het verstrekken, aanpassen en verwijderen van geregistreerde persoonsgegevens indien het betreffende lid daar om vraagt
• Het invoeren van de aangereikte trainingsschema’s incl. de toewijzing van trainers en teams
• Toewijzen aangereikte bardiensten
• Contactpersoon naar de belastingdienst
• Op verzoek inzagen geven van de gegevens

In principe hoeft de ledenadministrateur niet aanwezig te zijn bij vergaderingen.
Echter is kennismaking met de coördinatoren en hun inlichten over jouw werkwijze belangrijk.
Vooral aan het begin en rond het einde van het seizoen is het druk voor de ledenadministratie wanneer er veel veranderingen worden doorgevoerd.
De tijdsinvestering is ongeveer 1 uur in de week maar dit kan dus veel veranderen met als belangrijke oorzaak het moment in het seizoen.